1. Метод функционально-стоимостного анализа в совершенствовании организационных структур управления

Преобразования, происходящие в экономике страны, затрагивают и сферу управления. Рыночные отношения вызывают усиление роли экономических методов хозяйственного руководства, требуют пересмотра сформировавшихся концепций совершенствования управления, применения новых методов анализа и построения систем управления предприятием,

Одним из таких методов является функционально-стоимостный анализ, который в новых условиях хозяйствования, характеризующихся упрощением систем управления, сокращением численности аппарата управления и уменьшением затрат на его содержание, приобретает большое значение. Поэтому важнейшей предпосылкой широкого применения ФСА в системах управления предприятием является развитие экономических методов управления.

Бурное развитие комплексного организационного проектирования систем управления сопровождалось отработкой арсенала методов совершенствования управления. Не все традиционные организационные методы отвечает требованиям, предъявляемым организационным проектированием. Новый объект проектирования - система управления предприятием, являясь сложной социально-экономической системой, потребовал создания новых методов, способных проникнуть в глубь явлений, происходящих внутри этой системы и учесть сложнейшие взаимосвязи с ее другими системами. Классификация методов совершенствования системы управления предприятием приведена в табл. 1.1. Наибольший эффект и качество проектов организации управления предприятия достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Одни из них эффективны на предпроектной стадии, другие - на стадиях непосредственного проектирования и внедрения (см. табл.1.1). Применение системы методов позволяет взглянуть на объект проектирования со всех сторон, что помогает проектантами избежать просчетов.

 

2. Теоретические основы функционально-стоимостного подхода в совершенствовании организационных структур управления

Метод функционально-стоимостного анализа как инструмент совершенствования управления предприятием является относительно молодым и почти не освещен в печати. Функционально-стоимостной анализ широко применяется в ряде отраслей машиностроительной промышленности при проектировании и модернизации конструкций изделий, совершенствовании технологических процессов, стандартизации и унификации изделий, организации основного и вспомогательного производства. В последнее время ФСА стали применять при совершенствовании управления.

ФСА системы управления предприятием имеет большие возможности. Метод может быть использован для решения вопросов совершенствования организационной структуры аппарата управления, уточнения функций отдельных функциональных подразделений и должностных лиц, повышения качества процессов обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений, совершенствования кадрового, информационного и технического обеспечения системы управления производством, регламентации процессов управления / 4,8,9 /. Так как система управления предприятием - это новая сфера приложения ФСА, то методические и практические вопросы, связанные с его использованием, до конца не решены, В следующих главах будут рассмотрены теоретические, методические основы и практика ФСА систем управления. Здесь мы остановимся на изложении сущности, принципов и терминологического аппарата метода применительно к системам управления предприятием.

Таблица 1.1

Классификация методов совершенствования системы управления предприятием

Метод обследования (сбор данных)	Методы анализа	Методы проектирования	Методы обоснования	Методы внедрения
Самообследование	Системный анализ	Системный подход	Аналогий	Методы внедрения
Интерьвьюирование беседа	Декомпозиция	Аналогий	Сравнений	Обучение, переподготовка и повышение квалификации работников аппарата управления
Активные наблюдения рабочего дня, моментные наблюдения, фотография рабочего места	Последовательной подстановки Сравнений Динамический Структуризация целей Экспортно-аналитический	Экспертно-аналитический Нормативный Параметрический Блочный Моделирования ФСА	Экспертно-аналитический Моделирование фактического и желаемого состояния исследуемого состояния объекта
Анкетирование, изучение документов, ФСА	Нормативный Параметрический Моделирования ФСА	Структуризация целей Опытный Творческих совещаний	Расчёт количественных и качественных показателей экономической эффективности предлагаемых вариантов	Материальное и моральное стимулирование нововведений Привлечение общественных орг
	Главных компонент Балансовый Корреляционный и регрессионный анализ Опытный Матричный Аналитически-расчётный	Коллективного блокнота Контрольных вопросов 6-3-5 Морфологический анализ Аналитически расчетный

 

ФСА системы управления предприятием - метод технико-экономического исследования функций, направлевленный на поиск путей совершенствования и резервов снижения затрат на управление на основе выбора экономических и эффективных способов осуществления функций управления в целях повышения эффективности производства и качества продукции. ФСА системы управления предприятием основывается на следующих принципах: системного подхода, функционального подхода, принципе соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации, народнохозяйственного подхода, принципе коллективного творчества.

Системный подход требует изучения системы управления предприятием как целостной системы, состоящей из подсистем и элементов. Этот подход предусматривает рассмотрение связей внутри системы между подсистемами и элементами, между системой управления в целом и производственной системой, которые находятся во взаимодействии, а также внешних связей системы, которая является частью системы управления более высокого уровня.

Функциональный подход позволяет представлять систему управления как комплекс выполняемых функций. Исследованию подвергаются функции управления, обеспечивающие выработку, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений заданного уровня качества для достижения результатов - получения запланированного объема и состава потребительных стоимостей при минимальном уровне общественно необходимых затрат на управление и производство. При изучении функций специалисты полностью абстрагируются от конкретной системы управления, ее оргструктуры и рассматривают только функции и оптимальные способы их выполнения. Главной задачей является не усовершенствование системы управления или оргструктуры, а поиск наилучших способов выполнения функций системы управления. Это дает свободу в нахождении принципиально новых решений, не связанных со старой оргструктурой, или же предельно упрощать ее так, что при этом не снижается качество выполнения функций.

Принцип соответствия степени значимости функций затратам и уровню качества их реализации заключается в том, что определяются значимость каждой функции системы управления в сравнении с другими функциями, фактические затраты на осуществление этих функций и уровень качества их выполнения. Затем происходит сопоставление значимости функций с затратами на их реализацию и уровнем качества их осуществления. Этот прием позволяет дать экономическую оценку существующей и предлагаемой системе управления.

Народнохозяйственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание и совершенствование аппарата управления предприятия вызван необходимостью экономии ресурсов как важного условия рационального хозяйствования. Народнохозяйственный подход требует анализа и оценки функций и их носителей на всех этапах жизнедеятельности системы управления (создания, становления, функционирования, развития). Этот подход проявляется в постановке и решении проблем с общегосударственных позиций.

Принцип коллективного творчества для поиска и выработки наиболее эффективных вариантов совершенствования системы управления состоит в том, что при проведении ФСА используют различное сочетание интуитивных , дедуктивных и других способов мышления. При этом для решения задач привлекают широкий круг специалистов разного профиля и разных уровней управления: руководителей, специалистов управления, рабочих и служащих, связанных с деятельностью системы управления.

ФСА системы управления проводится при разработке систем управления вновь строящихся предприятий; совершенствовании системы управления предприятия в период реконструкции или технического перевооружения; совершенствовании системы управления предприятия в результате возникновения каких-либо производственных ситуаций (узких мест). В последнем случае объектом анализа выступает не вся система управления, а отдельная подсистема (производственное или функциональное подразделение).

Целями ФСА системы управления предприятием или отдельной его составной частью является: сокращение затрат на осуществление функций управления при сохранении или повышении уровня их качества: повышение эффективности работы аппарата управления предприятием для достижения наилучших производственных результатов.

Основные задачи ФСА системы управления: достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления производством и затратами на его содержание; снижение себестоимости выпускаемой продукции и повышение ее качества; повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений; улучшение использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, производственных фондов; сокращение или ликвидация брака, устранение узких мест и диспропорций в управлении и производстве.

Организация и проведение ФСА системы управления предприятием возлагается на специалистов лаборатории (отдела) организации производства труда и управления, экономической лаборатории, отдела АСУП, вычислительного центра, подразделений ФСА. В состав подразделений ФСА необходимо ввести штатные единицы специалистов по организации управления или других специалистов управления.

Результаты ФСА системы управления должны использоваться органам управления отрасли и предприятия при планировании мероприятий по совершенствованию управления и способствовать развитию хозрасчета в сферах управления и производства.

Опыт использования ФСА при совершенствовании системы управления ряда предприятий и объединений электротехнической, электронной промышленности, машиностроения для легкой и пищевой промышленности, химического и нефтяного машиностроения позволил выработать термины и определения ФСА управления.

Объект ФСА - система управления (объединения, предприятия производства, цеха, участка, бригады), ее подсистемы, а также их составные части - элементы.

Классификация функций - группировка функций по различным признакам.

Декомпозиция функций управления - расчленение функций на составляющие их управленческие процедуры, а процедуры - на операции.

Управленческая процедура - часть функции управления, которая предусматривает содержание и последовательность осуществления управленческих операций, характеризует исполнителя операций, место исполнения, используемые технические средства, затраты времени на каждую операцию, необходимую информацию для выполнения операций.

Оперограмма - графическое изображение процедуры.

Управленческая операция - часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или техническим исполнителем аппарата управления с применением или без применения технических средств управления с целью выработки, обоснования или принятия управленческих решений.

Функциональные связи управления - связи функциональных подразделений предприятия в процессе осуществления функций. Различают горизонтальные и вертикальные связи.

Горизонтальные функциональные связи - это связи в процессе осуществления функций между подразделениями аппарата управления, находящимися на одном уровне иерархии.

Вертикальные функциональные связи - это связи в процессе осуществления функций между подразделениями аппарата управления различных ступеней управления.

Внешние функции управления - функции, направленные на реализацию внешних связей объекта со смежными и вышестоящими организациями.

Внутренние функции управления - функции, направленные на реализацию внутренних связей объекта между функциональными подразделениями как одного уровня, так и разных уровней иерархии.

Функциональное подразделение - составная часть аппарата управления, осуществляющая определение функции в целях поддержания непрерывного, ритмичного процесса производства.

Главная функция управления объекта - функция, для осуществления которой создан объект.

Основная функция управления объекта - функция, которая необходима для реализации главной функции управления, без нее не может быть осуществлена главная функция управление объекта.

Вспомогательная функция управления объекта - функция, способствующая осуществлению основной функции управления объекта.

Полезная функция управления - функция, которая отражает сущность и назначение объекта, определяет эффективность его функционирования и направлена на обеспечение нормального хода производства.

Бесполезная функция управления - излишняя функция, которая не отражает сущность и назначение объекта, не влияет на эффективность его функционирования, ведет к увеличению затрат на содержание объекта.

Вредная функция управления - излишняя функция, которая не отражает сущности и назначение объекта, отрицательно влияет на эффективность его функционирования, ведет к увеличению затрат на содержание объекта, к нарушению нормального хода производства.

Несвойственная функция управления - функция, которая не отражает сущность и назначение объекта, подлежит передаче другому объекту - носителю функции.

Дублируемая функция управления - излишняя функция, которая по сущности и назначению принадлежит одному из выполняющих ее объектов, ведет к увеличению затрат на содержание объектов.

Носитель функции управления - отдельное функциональное подразделение, его составные части, должностное лицо или группа должностных лиц, участвующих в реализации функций управления.

Схема организационной структуры управления объекта (структурно-элементарная модель объекта) - совокупность специализированных функциональных подразделений, составных частей, взаимосвязанных в процессе выработки, обоснование и принятие управленческих решений. Отражает соподчиненность носителей функций управления. Может быть изображена графически в виде схемы.

Функциональная модель объекта - описание исследуемого объекта на языке выполняемых им функций, отражающее их взаимосвязи и взаимодействие.

Функционально-структурная модель объекта - условие изображения исследуемого объекта, получаемое путем совмещения схемы организационной структуры управления и функциональной модели.

Функционально-необходимые затраты - минимальные затраты на реализацию функции или комплекса функций управления при требуемом уровне качества и осуществления.

Излишние затраты - часть затрат, связанных с осуществлением полезных функций управления способом, не являющимся оптимальным с точки зрения функционально-необходимых затрат, а также затраты на реализацию бесполезных и вредных функций управления

Затраты на осуществление функций управления - затраты на содержание носителя функций, а также затраты, связанные с процессом реализации функций управления.

Анализ затрат на реализацию функций управления - определение затрат на содержание носителя функции, затрат на реализацию функции и сопоставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы.

Функционально-стоимостная диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и затрат на их осуществление. В верхней части диаграммы функции управления располагают по степени их значимости, а в нижней - приводят затраты на их реализацию.

Анализ качества функций управления - определение уровня качества функций и сопоставление его со степенью значимости функций и затратами на их осуществление при помощи специальных диаграмм,

Функционально-стоимостная диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управления и уровня их качества. В верхней части диаграммы функции управления располагают по степени их значимости, а в нижней - дают оценку уровню их качества.

Функциональная диаграмма (диаграмма FAST) - графическое изображение функций управления. Анализируемые функции располагают между двумя пунктирными вертикальными линиями, основные функции размещают на горизонтальной линии в центре диаграммы, все вспомогательные функции располагают либо над основными функциями, либо под ними. Имеются специальные правила построения диаграмм. При помощи таких диаграмм выявляются бесполезные, вредные, несвойственные, дублируемые функции.

Оптимальный вариант - вариант решения, позволяющий повысить эффективность производства и системы управления им при минимальных затратах на реализацию функций управления с учетом народнохозяйственных интересов.

ФСА системы управления предприятием включает следующие этапы:

подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедрение. Это типовой состав этапов, принятый в нашей стране.

Метод ФСА занимает важное место в системе прогрессивных инструментов совершенствовании управления, содействующих повышению эффективности производства. Так как одним из принципов ФСА является функциональных подход, высокая универсальность которого доказана многолетней практикой, то этот метод стали применять в области организации систем управления. Функциональный подход имеет большое значение для понимания системы. Именно функции определяют структуру, содержание системы управления, распределение прав, полномочий и ответственности отдельных органов и должностных лиц.

Соотнесение функций органа управления с управлением объектов дает информацию о том, на сколько необходим этот орган. Соответствие функций системы управления функциям производственной системы - необходимые условия эффективного построения систем управления предприятием, так как система управления существует не сама по себе, не для себя, а для обеспечения эффективного функционирования производственной системы.

Функциональный подход имеет большое значение для изучения и построения системы. Однако нет функций без их носителей. Функции системы управления “привязаны” к их носителям - подсистемам элементам. Ту или иную конкретную функцию в системе может выполнять не любая подсистема или элемент, а именно конкретная подсистема или элемент. Поэтому при построении системы управления каждая подсистема или элемент формируются под определенные функции. В свою очередь подсистема или элемент влияют на функции, их качество.

Например, одну и ту же функцию по диспетчированию производства два разных диспетчера выполняют по-разному. Или еще: одну и туже числовую информацию можно обрабатывать на арифмометре и на современной ЭВМ. Оперативность и качество выполнения расчетов будут разные.

Хотя функции и определяют структуру системы, первичными по отношению к ним являются компоненты системы (подсистемы и элементы), их носители, поэтому их взаимосвязь и взаимодействие также влияют на структуру. В то же время и структура системы влияет на компоненты, интегрируя их, и на выполняемые ими функции, изменяя последние.

Каждая функция управления подчинена цели и осуществляется для достижения цели, которая является объективно обусловленной. Однако функции управления осуществимы только тогда, когда реализуются возможности подсистем и элементов системы управления (в том числе и структуры) и внешней среды, которая питает систему управления информации, финансами и другими необходимыми для функционирования и развития системы компонентами.

Функциональный подход обязательно должен идти рядом с системным подходом в исследовании. ФСА как метод системных исследований обладает такими свойствами. Изучение функции систем и их компонентов при помощи методов ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих систему управления подсистем и элементов (носителей функции), внешней среды, их состояния и взаимосвязи. При этом ФСА дополняется стоимостным анализом, что выгодно отличает этот метод от других традиционных методов, распространенных в практике проектирования систем управления предприятием.

ФСА позволяет определить состояние функционирования и тенденции развития системы управления, состояние и изменения в подсистемах и элементах, которые происходят в ходе реализации ее (системы) потребительной стоимости. Кроме того, ФСА позволяет выявить затраты, необходимые для осуществления функций системы и ее компонентов заданного уровня качества.

ФСА систем управления начинается с выявления и определения функций. Это исходная база метода. Поэтому очень важно дать правильную точную формулировку функции, которая бы метко определяла сущность их носителей. Это позволит установить требования качеству функций, их составу, а следовательно, и к состоянию носителя функций. Но это уже является задачами методики проведения ФСА, о которой пойдет речь ниже.

Первая часть ФСА - функциональный анализ управления - имеет определенную историю и опыт, широко применяется на практике. Этого не скажешь о второй его части стоимостном анализе (если говорить о стоимости функции управления). Определение затрат (стоимости) на осуществление функций систем управления имеет свои сложности и большую специфику в отличие от стоимости выполнения функций технических систем. В данной работе этой проблеме будет посвящен специальный раздел. Однако следует иметь в виду, что она еще не решена до конца ни в теории, ни в практике.

Что же такое стоимость функций управления? Это прежде всего затраты, связанные с содержанием носителя функций (системы управления, отдел, лаборатория, бюро, группа, специалист или руководитель управления). Она включает заработную плату управленческих работников с отчислениями на социальное страхование, стоимости технических средств, средств управления (амортизацию), стоимость канцелярских принадлежностей и т.п. Но так как готовая продукция, которая становится товаром и реализуется на рынке, создается не только трудом управленцев, то эти затраты являются частью себестоимости продукции и отражаются в статьях затрат: “цеховые расходы”, “общезаводские расходы”, а также входят в состав других статей затрат. Поэтому правомерно говорить не только о стоимости функций управления, а о затратах на их осуществление. Эти затраты возмещаются предприятию вместе с продажей товара - готовой продукцией в себестоимости которой они заложены. Поэтому и оценку степени их общественной необходимости дает рынок, судя по товару в целом в процессе реализации его потребительной стоимости.

Самостоятельно же в общественные отношения в процессе реализации готовой продукции носители функций управления не вступают, а значит, не могут иметь потребительную стоимость в этом смысле. Тогда выражение “потребительная стоимость функций управления” являются неточным. Ведь не функции управления, не их носители не являются товаром, значит, и не реализуются на рынке. Функции управления являют на себестоимость товара, участвуют в ее формировании, влияют на его потребительные свойства, участвуют в формировании потребительной стоимости товара, имея промежуточную потребительную стоимость, которую лучше называть потребительными свойствами, а еще точнее - качеством функций управления, уровень которого оценивается при помощи системы показателей.

Таким образом ФСА позволяет посмотреть на систему управления или ее часть (как на товар: со стороны потребительной стоимости и стоимости) с двух сторон: одна сторона - состав и качество осуществления функций управления и вторая - затраты на осуществление функций. При этом обе стороны рассматриваются в единстве, так как являются сторонами одной медали. Поэтому в философском смысле основную задачу ФСА систем управления можно представить как достижение этого единства путем разрешения противоречия между качеством функций управления и затратами на их осуществление.

Следует помнить, что стоимость и затраты понятие не идентичные. Они находятся на различных уровнях абстрагирования. Стоимость разложена на более высоком уровне абстракции. Понятие: затраты, издержки, себестоимость близки по содержанию и их некоторое различие не играют существенной роли для анализа расходов на осуществление функций управления, поэтому в дальнейшем будем использовать термин “затраты”.

Компонентами, частями целого могут быть: человек, предметы и явления, отношения, процессы. Они могут быть вещественными, а могут не иметь вещественного характера. В качестве компонентов предприятия как системы выступают производственная система и система управления и составляющие их подсистемы и элементы.

Любая из основных подсистем производства пользуется услугами вспомогательных подсистем и не может обойтись без них .

Система управления включает подсистему общего и линейного руководства, целевые, основные и вспомогательные подсистемы.

Подсистема общего линейного руководства обеспечивает управление производством посредством выполнения конкретных функций на основе реализации принципов единоначалия в управлении и координация деятельности целевых, основных и вспомогательных подсистем управления на каждом уровне управления.

Основные подсистемы управления обеспечивают выполнение конкретных функций управления для достижения всех основных целей деятельности предприятия.

Вспомогательные подсистемы управления осуществляют конкретные функции управления, направленные на обеспечение обслуживания выполнения конкретных функций подсистемы общего и линейного руководства, основных и целевых подсистем для достижения всех основных целей деятельности предприятия.

При функционировании всех подсистем управления: общего и линейного руководства, целевых, основных и вспомогательных - выполняются общие функции управленческого цикла: нормирование, планирование, организация, координация и регулирование, активизация и стимулирование, контроль, учет, анализ. Каждая из подсистем производственной системы и системы управления предприятия состоит из элементов (рис.1.1).

В отличие от систем и подсистем, которые делятся на отдельные компоненты, элемент неделим в рамках конкретной системы или подсистемы в данном качестве. Деление элемента выводит нас в иную систему, где элемент может выступать в качестве системы или подсистемы. Так, если будем рассматривать средство труда (например, орудие труда) не как элемент производственной системы, а как техническую систему, то в устройстве станка или агрегата мы выделим технические подсистемы и элементы (узлы и детали), которые выполняют определенные функции в рамках этой технической системы, необходимые для ее нормального функционирования.

Функции присущи предприятию как целостной системе. Функции - это интегрированный результат функционирования составляющих предприятие производственной системы и системы управления. В свою очередь и производственная система, и система управления выполняют функции, которые являются интегрированным результатом осуществления функций составляющих их подсистем. А каждая подсистема либо производственной системы, либо системы управления выполняет функции, являющиеся интегрированным результатом функционирования образующих ее элементов.

Исходя из сказанного, дадим определение сущности производственных функций и функций управления.

Производственная функция - интегрированный результат проявления свойств, функционирование всех подсистем и элементов производственной системы, направленный на изготовление готовой продукции.

Состав элементов производственной системы и системы управления предприятием



Рис.1.1

 

Функция управления - интегрированный результат проявления свойств, функционирования всех подсистем и элементов системы управления, направленный на выработку управленческого решения.

Каждая подсистема, каждый элемент выполняет присущие им функции, направленные на достижение цели: функционирование и развитие предприятия. Не может быть функций без их носителей - системы, подсистемы, элемента. Таким образом, производственная система и ее подсистемы и элементы выполняют производственные функции, а система управления, ее подсистемы и элементы выполняют функции управления. При этом состав функций определяется целями предприятия.

Функции управления принято делить на общие и конкретные. Рассмотрим перечисленные выше функции управления.

Нормирование является начальной, исходной функцией управленческого цикла. От уровня развития нормативной базы во многом зависит эффективность организации производства и управления. Нормативы устанавливают количественную и качественную меру различных элементов производственной системы и системы управления предприятия, они служат основой планирования, позволяют решать производственные задачи комплексно и целенаправленно во взаимной увязке с наименьшим расходом материальных, трудовых и финансовых ресурсов, природных богатств.

Планирование основывается на прогнозах. Прогнозы позволяют предвидеть, предсказать тенденции и перспективы дальнейшего развития производственной системы, системы управления и состояние их составляющих компонентов на основе знания закономерности развития их в прошлом и настоящем. Прогнозирование и планирование, также как и нормирование, являются необходимой функцией любой подсистемы системы управления и пронизывают все сферы деятельности предприятия.

Организация деятельности функциональных и производственных подразделений, мобилизация их условий на выполнение закрепленных за ними функций по достижении целей предприятия являются одной из самых трудоемких функций процесса управления производством.

Она включает организацию производства, труда и управления производственной системы, систему управления предприятия, отдельных их подсистем и элементов, организацию их функционирования.

Координация - это согласование функций элементов и подсистем по горизонтали. Близким понятием координации является субординация - согласование функций по вертикали. Как управленческая деятельность координация включает разработку координационных планов и относится к тактике управления, связана с оперативным перераспределением ресурсов для предотвращения намечающихся диспропорций. Координация приводит к экономии усилий путем устранения параллелизма и дублирования. С помощью координации осуществляется пропорциональное распределение ресурсов между объектами управления и обеспечивается увязка функционирования подсистем и элементов предприятия.

Регулирование обеспечивает равномерное и ритмичное функционирование подсистем и элементов предприятия. Оно основано на информации об отклонениях и узких местах и используется для устранения диспропорций, возникающих в производственной системе или системе управления предприятия. При помощи регулирования и координации достигается предупреждение возможных отклонений.

Активизация процессов функционирования производственной системы и системы управления предприятия, их интенсификация на основе повышения творческого потенциала личности и коллектива достигается используется методов морального, материального и экономического стимулирования. Экономическое стимулирование предполагает формирование фондов экономического стимулирования. Образование фондов способствует развитию внутрипроизводственного хозрасчета, более полному сочетанию интересов общества с интересами коллектива и личности.

Наличие функций контроля обусловливается необходимостью иметь постоянное представление о ходе функционирования производственной системы и системы управления предприятия. Контроль позволяет обеспечить реализацию намеченной цели в соответствии с разработанными планами, графиками и т.п. Объектами контроля являются элементы производственной системы и системы управления, подразделения (функциональные и производственные), отдельные работники или функции, процессы.

Учет представляет собой измерение и регистрацию фактов и явлений на различных накопителях с целью получения данных, характеризующих состояние производственной системы, системы управления и составляющих их подсистем и элементов или результаты функционирования предприятия. Данные учета наряду со справочными и нормативными данными являются базой для проведения анализа состояния производства и управления предприятия.

Целью анализа являются выявление отклонений и резервов функционирования предприятия, выработка мер по устранению отклонений и использованию резервов. Анализ способствует определению состояния производственной системы, системы управления, элементов и подсистем, их составляющих, установлению причин возникновения данного состояния и сложившихся взаимосвязей между предприятиями и внешней средой. Анализ осуществляется на основе учетных данных, а также при помощи экспертизы. При анализе сравниваются фактические данные с нормативными и нормативные данные с плановыми. Анализ предшествует акту принятия решения.

Следует отметить, что перечисленные общие функции управленческого цикла пронизывают все конкретные функции, выполняемые руководителями, специалистами и служащими.

Конкретные функции управления подразделяются (как отмечалось выше) на главные, основные вспомогательные. Носителями конкретных функций являются функциональные подсистемы (подразделения): отделы, бюро, группы или отдельные работники и элементы системы управления. Носитель конкретных функций может иметь несколько главных функций. Так, отдел сбыта имеет одну главную функцию, а финансово-сбытовой отдел - две. Основных и вспомогательных функций всегда бывает несколько. Причем вспомогательные функции не всегда привязаны только к одной из основных функций. Отдельные вспомогательные функции могут обслуживать несколько основных функций.

Руководство предприятия для выполнения главной функции системы управления ставит цели перед производственными и функциональными подразделениями. Эти цели являются главными функциями последних. Руководители производственных и функциональных подразделений предприятия ставят перед работниками своих подразделений задачи, являющиеся для исполнителей конкретными функциями.

Таким образом, определяются группы конкретных функций по каждой подсистеме системы управления, исходя из главной функции подсистемы- Но чтобы убедиться в полноте определения состава конкретных функций той или иной подсистемы, необходимо построить функциональные диаграммы осуществления функций (диаграмма FAST) / 6,7 /.

 

3. Разработка рабочего плана ФСА организационных структур управления

ФСА давно перерос свое название, так как является не только методом анализа, позволяющим выявлять резервы и недостатки, но и методом обоснования и разработки мероприятий по совершенствованию системы управления, методом внедрения организационных мероприятий. Этапы проведения ФСА можно распределить по стадиям организационного проектирования. На стадии пред проектной подготовки осуществляются подготовительный, информационный, аналитический этапы ФСА; на стадии проектирования - творческий, исследовательский, рекомендательный; на стадии внедрения оргпроектов - внедрение результатов ФСА,

На подготовительном этапе ФСА проводится комплексная обследование состояния производства и управления, выбор объекта анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план и приказ руководителя предприятия о проведении ФСА.

Объект анализа выбирается в ходе подготовки перспективного плана развития предприятия, в частности его раздела “Планирование технического развития и организация производства”. Рекомендуется выделять специальный раздел “Планирование совершенствования управления производством”, который включает все мероприятия по совершенствованию организации управления. Объектом анализа могут быть аппарат управления предприятия в целом или отдельно его функциональные подразделения (подсистемы), аппарат управления цехом, участком и т.п.

На подготовительном этапе ФСА необходимо провести работу по выбору первоочередного объекта анализа эй целью производится комплексное обследование состояния производства и управления предприятием. В результате выявляются узкие места в сфере производства (высокая текучесть и недостаток квалифицированных кадров, простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, высокая трудоемкость продукции и увеличение ее себестоимости, низкое качество изделий, большой удельный вес брака и т.п.), наличие которых, как правило, является следствием недостаточно четкой работой (или просчетов) систем управления. Так, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы целевой системы управления качеством продукции. Нельзя игнорировать и внешние факторы

Затем выявляются недостатки в деятельности управления тем или иным производственным подразделением, в функционировании той или иной подсистемы управления, а в каждой подсистеме - недостатки по состоянию того или иного элемента (кадры управления, технические средства управления, информации и т.д.).

При проведении комплексного обследования широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате такого комплексного обследования осуществляется выбор первоочередного объекта ФСА.

От выбранного объекта анализа зависит перечень конкретных задач проведения ФСА, среди которых важнейшими являются: снижение расходов на управление, совершенствование управления предприятием в целом, цехом, участком, бригадой; улучшение функционирования отдельных подсистем управления предприятием; совершенствование организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц повышение качества процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления. Решение этих задач позволяет повысить эффективность производства за счет снижения себестоимости и улучшения качества выпускаемой продукции, повышения производительности труда, сокращения брака, устранения узких мест и диспропорции.

Рабочий план ФСА управления устанавливает единый порядок его проведения. В нем приводят подробное описание содержания работ по этапам, перечень информационных материалов, необходимых для ФСА. В плане распределяются все работы по исполнителям с указанием сроков их проведения.

В приказе о проведении ФСА утверждается рабочий план, состав исследовательской рабочей группы, даются инструкции функциональным и производственным подразделениям предприятия по оказанию содействия исследовательской рабочей группе в сборе и обработке необходимых материалов.

Структурная схема подготовительного этапа ФСА приведена на рис.1.2.

На информационном этапе ФСА осуществляется сбор, систематизация изучения данных, характеризующих систему управления или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным системам.

Источниками информации может быть следующая документация: планы и годовые отчеты работы предприятия, стандарты предприятия, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, штатные расписания, схемы управления предприятием и его подразделениями, данные бухгалтерской отчетности и т.п.

Изучение данных включает: описание состава и содержания выполняемых функций объекта; уяснение сущности объекта анализа и характера технологических процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; характеристику кадров управления, применяемой организационной и вычислительной техники, информации, используемой объектов в своей работе, применяемых методов, организационной структуры управления объекта анализа; изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления производством; изучение передового опыта на аналогичных предприятиях; подготовку информации для определения затрат на выполнение функций объекта при помощи специально разработанной формы на основе нормативной документации и экспертным путем, а также в результате изучения форм статической отчетности и штатного расписания,

На аналитическом этапе ФСА осуществляется формулировка и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей функциональных подразделений в аппарате управления, дается стоимостная оценка и уровень качества осуществления функций. Здесь определяется степень значимости функций, степень и причины несоответствия между значимостью функций, уровнем затрат и качества их осуществления. Выявляются излишние, вредные, несвойственные и дублируемые функции.

Формулировка функций управления должна быть лаконичной и отражать сущность объекта анализа или его составной части. Функцию необходимо формулировать достаточно абстрактно и при помощи минимального количества слов (глагол плюс существительное). В формулировке не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

При классификации функции управления и делении их на главные, основные и вспомогательные рекомендуется придерживаться следующих правил:

1) если главная функция управления не может быть осуществлена с помощью какого-либо определенного набора основных функций, то это значит, что в этом наборе не предусмотрены одна или несколько основных функций управления;

2) если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо функции, входящей в первоначально намеченный набор основных функций, то это говорит о том, что она является не основной, а вспомогательной.

Для наглядности классификации функций строят функциональные диаграммы FAST, на которых все функции расположены в логической последовательности. Правило построения диаграмм даны в книге /5/. Определение основных функций подразделения аппарата управления и определения их от вспомогательных позволяет выявить среди последних излишние, вредные, несвойственные, дублируемые функции - главный источник излишних затрат и, следовательно, основной резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций анализируемого объекта.

Декомпозиция функций управления осуществляется с целью выявления составляющих их процедур и операций выполнения последних. Процедуры и операции делятся на основные и вспомогательные. Строятся диаграммы FAST для процедур осуществления каждой функции и для операций осуществления каждой процедуры. Выявляются излишние и вредные процедуры и операции.

Степень значимости функций (процедур) определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят работники аппарата управления, осуществляющие анализируемые функции (процедуры), а также линейный руководитель, которому подчиняется подразделение, выполняющее эти функции (процедуры).

Степень значимости функций определяют в баллах при помощи матрицы по парных сравнений.

Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций(процедур) экспертные ряды проверяют по формуле

K = n max/n min

Структурная схема подготовительного этапа ФСА системы управления предприятием

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Рис 1.2

где: К - коэффициент устойчивости экспертного ряда;

n max и n min - максимальное и минимальное значения степени значимости в экспертном ряде.

Полученное значение К сравнивается с нормативным Кн, которое принимается равным 2. Если значение К > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются средние арифметические значения степени значимости каждой функции (процедуры).

Степень и причины несоответствия значимости функций управления уровню затрат и качества их осуществления определяются при помощи специальных диаграмм.

На аналитическом этапе выявляются резервы совершенствования управления производством и сокращения затрат на содержание аппарата управления в результате анализа состояния всех элементов системы управления. Этот этап заканчивается постановкой основных задач по поиску идей и путей совершенствования управления производством. Структурная схема этапа представлена на рис. 1.3.

На творческом этапе ФСА осуществляется выдвижение идей способов выполнения функций управления, формулирование на их основе вариантов осуществления функций; предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них.

Творческий этап является наиболее ответственным и требует привлечения высококвалифицированных специалистов.

С целью нахождения возможно большего количества вариантов путей совершенствования управления производством рекомендуется использовать методы творческого мышления, широко освещенные в печати /3, 4, 9/, Выбор методов поиска идей осуществляют, исходя из особенностей объекта анализа и конкретных ситуаций, сложившихся в процессе выполнения функций управления.

 

 

Структурная схема аналитического этапа ФСА системы управления предприятием

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Рис.1.3

Наиболее распространенными являются следующие методы: метод творческих совещаний, метод коллективного блокнота, метод контрольных вопросов, метод 6-5-3, морфологический анализ. Для выявления идей способов выполнения функций управления и формулирования вариантов совершенствования управления целесообразно привлекать, кроме членов ИРГ, руководителей и специалистов управления различных подразделений предприятия, ученых сторонних организаций.

В качестве основной формы работы ИРГ может служить проведение непродолжительных творческих совещаний. Каждой проблеме следует посвящать специальное совещание, в процессе проведения которого применяются различные методы выдвижения идей и отбора вариантов.

Выдвинутые варианты решения проблемы должны быть описаны на карточках с указанием авторов, эскизным описанием и описанием преимуществ и недостатков. Каждая идея фиксируется на отдельной карточке. Все идеи подвергаются экспертизе, В качестве экспертов следует привлекать наиболее квалифицированных и опытных управленческих работников предприятия, специалистов отделов организаций управления, научной организации труда и управления, экономических лабораторий, отраслевых научно-исследовательских организаций, вузов. В карточках эксперты отмечают свое заключение о целесообразности дальнейшей проработки варианта.

Данный этап заканчивается предварительным отбором вариантов совершенствования управления производством. При этом рекомендуется учитывать затраты на управление, уровни качества осуществления функций управления и основных показателей работы предприятия.

На исследовательском этапе осуществляется: эскизная проработка отобранных вариантов, которая заключается в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, оперограмм, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации; сравнительная технико-экономическая оценка вариантов совершенствования управления, осуществляемая на основе заключения экспертизы в соответствии с действующими в отрасли методическими материалами по расчету экономической эффективности мероприятий, направленных на повышение эффективности производства; отбор рациональных для реализации вариантов, при котором все предложения делятся на следующие группы: реальные и возможные к осуществлению; возможные к осуществлению, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Выбирается вариант из первых трех групп при помощи специально разработанной таблицы .

Для упрощения оценки рекомендуется стрелочный способ отражения оценки. Положительно оцениваемые идеи обозначаются стрелкой, направленной вверх, негативно оцениваемые идеи - стрелкой, направленной вниз. Идеи, которые не поддаются оценке, обозначаются вопросительным знаком, нейтрально оцениваемые идеи - горизонтальной стрелкой. Идеи, обозначенные двумя стрелками, направленными вниз, выпадают из рассмотрения как непригодные. Таким образом, за короткий промежуток времени можно отсеять неблагоприятные варианты. Оставшиеся варианты решения проблемы заносятся в морфологическую таблицу. Морфологический анализ является вспомогательным средством изучения всевозможных комбинаций вариантов организационных решений, предлагаемых для осуществления отдельных функций управления. Если записать столбиком все функции, а затем против каждой функции построчно указать все возможные варианты ее выполнения, то получим морфологическую матрицу (табл.1.2).

В табл 1.2 введены обозначения:

Р - способ реализации функции,

k - порядковый номер способа реализации функции.

Идея этого метода заключается в том, чтобы сложную задачу разбить на мелкие подзадачи, которые легче решать по отдельности. Предлагается, что решение сложной задачи складывается из решения подзадач. Морфологический анализ является хорошим средством упорядочения информации об организационных идеях осуществления отдельных функций, а перебор допустимых комбинаций вариантов может сам по себе оказаться стимулятором выдвижения новых идей.

Таблица 1.2

Морфологическая матрица способов выполнения функций управления

	Способы реализации функций управления
Функция Управления	1	2	3	4	5	6		К
F1	P11	Pl2	Р13	Pl4	Pl5	Pl6	...	P1k
F2	P21	Р22	Р23	Р24	Р25	Р26	...	P2k
F3	P31	Р32	P33	Р34	Р35	P36	...	P3k
F4	Р41	Р42	Р43	P44	Р45	Р46	...	P4k
F5	P51	P52	Р53	Р54	Р55	Р56	...	P5k
F6	Р61	Р62	Р6З	Р64	Рб5	Р66	...	P6k
F7	Р71	Р72	Р73	Р74	Р75	Р76	...	P7k
F8	P81	P82	Р83	Р84	Р85	Р86	...	P8k
...	...	...	...	...	...	...		...
F	Pn1	Рn2	Pn3	Рn4	Рn5	Рn6	...	Pnk

 

После оценки поданных идей в матрице следует отметить наиболее подходящее и увязать их между собой. Таким образом, можно получить оптимальное решение не только по отдельной функции или процедуре, но и оптимальное решение всей проблемы.

На исследовательском этапе осуществляется разработка проекта совершенствования системы управления производством, который может охватить всю систему управления предприятием, аппарат управления цехом, участком или отдельную подсистему, отдельное подразделение аппарата управления и т.п.

На данном этапе разрабатывается ТП и РП со всеми необходимыми обоснованиями. Разработка проекта проводится в поэлементном разрезе.

Исследовательский этап является наиболее трудоемким, поэтому на этом этапе рекомендуется привлекать специалистов отраслевых или других научно-исследовательских организаций, учебных заведений для проведения НИР, заключая хозяйственные договора или договора о творческом сотрудничестве.

На рекомендательном этапе осуществляется рассмотрение и утверждение проекта совершенствования управления производством и применяется решение о порядке его внедрения.

Рабочий проект представляется исследовательской рабочей группой на НТС, совет (комитет) ФСА предприятия для подготовки заключения. Рабочий проект включает комплекты положений и должностных инструкций, схем функциональных взаимосвязей подразделений, оперограмм, СТП, схем управления, схем документооборота и другой проектной документации. В проекте приводится расчет ожидаемой экономической эффективности предлагаемых мероприятий.

Составлением и утверждением плана-графика внедрения рекомендаций ФСА заканчивается рекомендательный этап.

На этапе внедрения результатов ФСА осуществляется социально-психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников аппарата управления, имеющих отношение к объекту анализов. В это же время разрабатывается система материального стимулирования внедрения проекта и дается оценка фактической экономической эффективности от внедрения результатов ФСА управления производством.

4. Метод расстановки приоритетов

В задаче расстановки приоритетов в качестве метода высказывания суждений экспертами принят метод парных сравнений с целью выявить предпочтения экспертов “в чистом виде”. Другие виды оценок, например бальная, требуют транзитивности - логичности предпочтений. По парное сравнение такой транзитивности заранее не предполагает, что является существенным преимуществом метода. Не транзитивность (нарушение логичности) системы по парных сравнений, может встречаться довольно часто по разным причинам. Во-первых, весьма распространена ситуация, когда эксперт не одинаково знаком с объектами, подлежащими оцениванию, и при оценке некоторых из них может допустить неточность. Во-вторых, при достаточно большом числе объектов их оценивание по одному и тому же признаку могут производить несколько экспертов, причем каждый из них оценивает только часть объектов, что может вызвать некоторые противоречия. В-третьих, у эксперта, оценивающего все объекты, может быть неодинаковый порог различения при оценке разных объектов. В-четвертых, даже если при индивидуальной оценке несколькими экспертами одних и тех же объектов по заданному признаку получены транзитивные системы сравнений, то при сведении их в групповую оценку по правилу большинства возможно нарушение транзитивности.

Таким образом, рассматриваемый метод имеет существенные преимущества по сравнению с другими методами высказывания суждений. Во-первых, он наиболее органичен по отношению к эксперту, и, во-вторых, в нем отсутствует требование транзитивности между объектами. Первое преимущество носит абсолютный характер, так как реализуется при любых методах обработки результатов экспертизы. Второе - может быть реализовано только при обработке результатов экспертизы методом расстановки приоритетов, все же другие методы непременно требуют строгой транзитивности системы парных сравнений объектов. Это дает основания считать метод расстановки приоритетов весьма перспективным.

где n - количество исследуемых обьектов.

Далее сформируем матрицу А = ||a_ij||, ) (1.2)

a_ij= 0; если X_i<X_j

a_ij= 1; если X_i=X_j

a_ij= 2; если X_i>X_j

Xi >Xj - означает, что i-й объект более предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект;

Xi = Xj - означает, что i-й и j-й объекты равнозначны по анализируемому признаку;

Xi< Xj - означает, что i-й объект менее предпочтителен по анализируемому признаку, чем j-й объект.

Вводится понятие итерированной оценки порядка k объекта Xi. Итерированная оценка нулевого порядка объекта Xi обозначает Pi(0) и рассчитывается по формуле:

где Рi^Н (К) - нормированная итерированная оценка i-го объекта порядка k, рассчитываемая по формуле:

Для большинства решаемых задач ранжирования вполне достаточно, будет значение x будет выбираться в диапазоне 0,01- 0,001.

P(k) = {Pi(K)} - вектор-столбец итерированных оценок порядка k;

P^Н(k) = {P^Н_i(k)}- вектор-столбец нормированных итерированных оценок порядка k.

Tогда основное уравнение метода расстановки приоритетов в матричном виде будет выглядеть следующим образом:

На главную страницу       Оглавление

---